Las impresoras, en sus comienzos, estaban indefectiblemente unidas a los ordenadores donde se almacenaban los documentos que se querían imprimir. Los cables paralelo primero y USB después eran los encargados de conectar el ordenador con la impresora, limitando enormemente aspectos como la elección del lugar donde había que instalarla. En ocasiones, incluso, se conectaba en red el ordenador donde se enlazaba la impresora para hacerla accesible al resto de trabajadores de un departamento, pero ello requería dedicar un equipo a tareas relacionadas con la impresión.
Después llegaría la conectividad de red integrada en la impresora, que conllevaba también añadir la inteligencia básica necesaria para que esta recibiese y gestionase los trabajos sin necesitar de un ordenador. La tecnología WiFi vendría más tarde, acompañada de WiFi Direct, para conectar directamente los dispositivos sin necesidad de un router, y NFC, que simplifica la configuración de la conexión entre el dispositivo y la impresora o el equipo multifunción.
Los equipos multifunción que combinaban fax, escáner e impresora o escáner e impresora se beneficiaron especialmente de la conectividad WiFi, aunque al principio era una tecnología no siempre fácil de configurar y no todo lo robusta como sería de esperar.
Funcionalidades cloud, la pieza que faltaba
Hoy en día, la conectividad en una impresora no solo contempla los aspectos relacionados con la tecnología que permite que se conecte a una red mediante cable, WiFi o usando NFC como “habilitador” para facilitar la puesta a punto de la conexión. También incluye funcionalidades cloud, relacionadas con la nube. En este sentido, decir que una impresora está conectada implica que puede acceder a documentos y archivos que están almacenados en servicios cloud para imprimirlos desde allí.
Es una forma de dotar de valor añadido a las impresoras y los equipos multifunción. Estos últimos son capaces de digitalizar documentos y “subirlos” a un servicio cloud, para que automáticamente queden a disposición de todos aquellos usuarios que tengan acceso al repositorio de documentos en la nube. Es una funcionalidad disponible en las series L2000 y L3000 de Brother, donde algunos equipos se dotan de pantalla táctil para hacer más sencilla la visualización de los archivos en el servicio cloud.
Escenarios para la impresión conectada
En la práctica, la conectividad en una impresora, o, mejor aún, en un equipo multifunción, se traduce en facilidad para flexibilizar el trabajo con documentos. Especialmente en un tiempo en el que los usuarios, tanto profesionales como domésticos, hacen uso generalizado de dispositivos móviles o equipos portátiles o no siempre están en el mismo lugar geográfico que el equipo de impresión.
Brother, por ejemplo, cuenta con impresoras y equipos multifuncionales conectados, tanto láser monocromo como en color, en los que se contemplan los aspectos de conectividad necesarios para aprovechar de un modo óptimo las posibilidades de impresión y gestión documental. Algunos de los multifuncionales más completos son el láser monocromo MFC-L2750DW y el láser LED color MFC-L3770CDW, ambos con Ethernet, WiFi, Wi-Fi Direct, NFC, conexión móvil y cloud.
Impresión desde móviles
Quien dice conexión móvil abre el abanico a las tabletas y móviles Android o iOS a través de la aplicación correspondiente que se descarga desde la App Store o Google Play. Algunos fabricantes, además de la app, enriquecen la dotación de software con herramientas útiles como el Centro Creativo de Brother, un interesante repositorio de plantillas para uso empresarial y doméstico al que se accede desde una página web específica.
Ser capaces de imprimir desde un móvil o de revisar o compartir directamente en nuestro terminal los documentos que se hayan digitalizado en el equipo multifunción proporciona agilidad a los procesos y ahorra tiempo al no ser preciso imprimir desde un ordenador.
Si estamos conectados a la misma red que el Brother MFC-L2750DW o el MFC-L3770CDW, usando la app iPrint&scan en nuestro móvil o tableta Android, iOS o Windows Phone, podremos imprimir directamente desde estos dispositivos. Y también escanear para digitalizar documentos sin recurrir al ordenador. Podremos incluso enviar faxes desde nuestro smartphone o tableta. Es una aplicación compatible con NFC y nos permite sacar el máximo partido a la impresora desde un dispositivo móvil.
Con la tecnología NFC, es incluso más sencillo hacer que los dispositivos móviles configuren los ajustes de red para que puedan “ver” al equipo multifunción e imprimir o recibir los documentos que se hubieran digitalizado. Tan fácil como activar NFC en el smartphone y acercar el dispositivo a la etiqueta NFC convenientemente serigrafiada.
Brother Print Service Plugin y AirPrint
Si estamos en la misma red inalámbrica que nuestra impresora o equipo multifunción conectado, instalando el plugin Brother Print Service podremos imprimir documentos o fotos desde el smartphone o tableta directamente. Es sencillo y fácil de usar y compatible con todas aquellas aplicaciones que tengan la opción de imprimir.
AirPrint es similar a Brother Print Service, pero para equipos y dispositivos de Apple que estén en la misma red. Previamente, hay que añadir el equipo de impresión dentro de las Preferencias del Sistema de iOS o Mac OS.
Google Cloud Print: la impresora en la nube
Otra forma de aprovechar la conectividad de las impresoras y equipos multifunción es a través de Google Cloud Print. Gracias a ello, aunque estemos en la otra punto del mundo, podremos enviar trabajos de impresión a equipos remotos, que los imprimirán sin necesidad de controladores.
Será posible imprimir desde el navegador Chrome de Google o desde dispositivos móviles Android con la app Google Cloud Print instalada.
De nuevo, es una forma de maximizar las posibilidades de impresión al eliminar la instalación de controladores específicos y facilitar el uso de impresoras o multifuncionales.
Impresión desde servicios online
Otra faceta de la conectividad está en la nube. Si una impresora o multifuncional es capaz de autenticarse con las credenciales apropiadas en servicios como Drive de Google, OneNote o Dropbox, entre otros, podrá acceder a documentos y archivos que haya que imprimir sin que medie un ordenador en ello.
También en esto han trabajado las distintas casas. De este modo, se ha desplegado el servicio Brother Web Connect, que permite conectar multifuncionales como MFC-L2750DW o MFC-L3770CDW a servicios cloud como OneNote y OneDrive de Microsoft, box, Google Drive, Evernote o Dropbox para imprimir documentos que estuvieran en estos repositorios.
Escanear documentos directamente hacia la nube
Otra aplicación de gran utilidad es la digitalización de documentos que irán directamente al servicio cloud que elijamos de entre los mencionados anteriormente (OneNote y OneDrive de Microsoft, box, Google Drive, Evernote o Dropbox). En consecuencia, si estamos trabajando con documentos que necesiten estar disponibles para un grupo de trabajo, no será obligatorio enviarlos a todos y cada uno de los integrantes de ese grupo.
Desde la cuenta de la nube que se haya elegido, los diferentes miembros podrán acceder a esos ficheros de forma inmediata.
Envío de faxes en el siglo XXI
A pesar de que el fax se usa de forma menos intensa que hace años, sigue siendo un método vigente de transmisión de información. De todas maneras, se ha adaptado a los tiempos que corren y su recepción puede automatizarse para que los faxes se redirijan a direcciones de correo o directamente a la nube.
Con ello, será más sencillo clasificarlos, buscarlos y ordenarlos. Equipos multifunción como los mencionados anteriormente de Brother son capaces de hacer precisamente eso: redirigir los faxes a la nube o al correo.
La conectividad: un valor añadido excepcional
La integración de opciones de conectividad no solo pasa por añadir un puerto de red o una conexión WiFi a un equipo de impresión. Es preciso ofrecer soluciones que justifiquen la presencia de esa conectividad, como una app para dispositivos móviles o la interacción con servicios cloud dentro del propio multifuncional o impresora.
Los equipos de Brother MFC-L3770CDW y MFC-L2750DW que hemos usado como ejemplo para ilustrar las diferentes formas de sacar partido a la conectividad son buenos representantes de la integración de tecnologías de conexión y servicios.
La posibilidad de instalar la impresora en lugares de fácil acceso para todos los usuarios es uno de los beneficios prácticos relacionados con la conectividad. También lo es el ahorro de tiempo y recursos humanos en tareas que antes necesitarían de varias personas y ordenadores. Sin ir más lejos, habría que compartir los documentos digitalizados con aquellos que los necesitasen. O habría que recopilar documentos desde diferentes repositorios para obtener en papel dosieres o informes.
Con las opciones de conectividad, es mucho más sencillo usar la nube como repositorio al que tengan acceso quienes necesiten trabajar con determinados documentos. O como lugar desde el cual imprimir aquellos otros de los que haya que tener una copia física.
Imágenes | Brother
