La impresión sigue siendo una tecnología necesaria dentro de las dinámicas empresariales y domésticas. Es cierto que hay procesos burocráticos o de gestión que han abandonado el ámbito físico como consecuencia de los procesos de digitalización de las empresas, pero los soportes impresos siguen estando presentes.
Así pues, la impresora sigue siendo un dispositivo necesario, tanto en casa como en un entorno profesional. Prescindir de ella es como eliminar la calefacción en verano: en algún momento la necesitaremos y, si no está, tendremos un problema que no será fácil resolver.
La clave está en decidir qué tipo de impresora es la óptima para nuestras necesidades. Es una decisión que requiere que conozcamos bien el uso que le vamos a dar y el tipo de documentos que manejaremos. A partir de ahí, nos encontraremos con el capítulo de los costes de impresión y cómo los consumibles que utiliza un equipo pueden ayudar a optimizar tiempo y dinero.
Tecnologías de impresión
Las tecnologías que podemos encontrar en las impresoras son esencialmente dos: las basadas en tóner y las basadas en tinta. Los equipos de tinta usan cartuchos que pueden estar separados para cada color o venir varios colores en un único cartucho y el negro parte. El soporte utilizado es papel normal o fotográfico, especialmente fabricado para que la tinta lo impregne de modo que el acabado sea de más calidad.
La tinta almacenada en los cartuchos pasa al papel a través de los cabezales de inyección, donde se activan los inyectores necesarios para imprimir los caracteres de texto o los patrones que conforman una imagen. Dependiendo de la calidad de impresión o del tipo de papel, se proyectará más o menos tinta en el soporte, lo cual repercute en la contabilidad doméstica o de la empresa.
Los láser, por su parte, usan depósitos de tóner. Este se deposita sobre las zonas del papel que tienen que resultar impresas mediante procesos en los que interviene un láser o un LED para fundir las partículas de tóner de modo que quede fijo y con un aspecto brillante y homogéneo.
Elegir bien, el primer paso para ahorrar
Cuando nos planteamos la adquisición de una solución de impresión, habrá que elegir qué tecnología es la que más nos conviene. Los equipos de tinta son los más populares al ser los más adoptados a nivel doméstico, aunque hoy en día la diferenciación «tinta-casa, láser-profesional» no está tan clara y ambas opciones se pueden usar indistintamente en ambos entornos.
Las velocidades de impresión se han igualado. El tamaño de las láser se ha reducido gracias a la optimización de la tecnología LED y los precios han descendido lo suficiente como para que no sean un obstáculo ni siquiera para usuarios domésticos. La tinta ha ganado en prestaciones y se ha incrementado la capacidad de los consumibles. Sigue siendo una propuesta más económica en la parte del desembolso inicial, aunque para usos en los que se imprima con regularidad, las láser permiten obtener un retorno de la inversión muy interesante.
Si nos centramos en el uso, la tinta es ideal para la impresión de imágenes y fotografías. Frente a ello, el láser es óptimo para la impresión de documentos con texto e imágenes en los que no se requiera calidad fotográfica.
En última instancia, lo que hace que la decisión por una u otra tecnología ya no sea si eres un usuario doméstico o profesional, sino qué y cuanto se va a imprimir. Este cambio de paradigma hace posible que se desarrollen conceptos diferentes alrededor de la impresión. Por ejemplo, Brother propone soluciones paquetizadas All in Box en las que se incluye tanto la impresora tinta o láser como los consumibles para tres años de uso. Están orientadas a un mix de usuarios, desde los domésticos hasta los profesionales independientes o pequeños negocios.
Imprimir sí, pero con inteligencia
Sea láser o de inyección, color o monocromo, los costes de impresión siguen siendo una variable que es necesario minimizar. Mientras que en la compra del equipo propiamente dicho, sabemos el montante exacto de la inversión, la parte de los consumibles que vamos a necesitar es un montante variable que depende de distintos factores.
Por ejemplo, si estamos trabajando con borradores preliminares, no tiene sentido imprimir con alta calidad. Incluso puede no tener sentido hacerlo en color, lo cual evitará el gasto de tinta o tóner, según el caso. También es común que muchos trabajos de impresión se queden en la bandeja de salida sin que nadie los recoja, lo que indica que no era necesaria su impresión.
Asimismo, es relevante ponderar la decisión de imprimir a doble cara automática o varias páginas en una, pues ahorraremos papel, además de tinta o tóner. Igualmente, con un dúplex automático economizaremos tiempo frente a la doble cara manual, que requiere que estemos frente a la impresora para completar el trabajo de impresión.
En los equipos multifunción, por ejemplo, los alimentadores automáticos de documentos o ADFs permiten ahorrar mucho tiempo si hay que digitalizar una gran cantidad de ellos. Y disponer de bandejas de una capacidad adecuada para el volumen de impresión estimado es otra buena forma de ganar unos minutos cargando papel con menos frecuencia.
El tiempo tiene un coste que también merece la pena calcular. Durante un año de trabajo, puede haber muchas horas desperdiciadas en tareas rutinarias como la de escanear hoja por hoja o rellenar papel en las bandejas.
Soluciones que ahorran costes de propiedad
Pensar en los costes a medio y largo plazo es una tarea que requiere pararse a pensar y hacer cálculos, pensando también en el coste total de propiedad de un equipo. La buena noticia es que hay empresas que ya ofrecen soluciones adecuadas para aquellos clientes que piensan en términos de coste total de propiedad en vez de en los desembolsos inmediatos que se realizan al comprar un equipo o los consumibles.
Una de esas empresas es Brother. Sus packs All In Box incluyen en una sola caja todo lo necesario para imprimir durante tres años. Es decir, la impresora propiamente dicha con tres años de garantía, así como consumibles y soporte técnico para ese periodo de tiempo. La recogida y devolución son en el domicilio del usuario.
De este modo, ofrecen packs de impresora o multifunción láser monocromo con una autonomía total de 5.000 páginas. Si se prefiere la tecnología de inyección, hay opciones basadas en multifunción color de tinta con impresión automática a doble cara. En este caso, se logran 6.000 páginas en negro y 5.000 en color.
Los consumibles se han dimensionado para que se pueda imprimir durante los tres años sobre los que se calcula el coste total de propiedad. Se trata de una propuesta donde, según el propio fabricante, el coste total del equipo más consumibles brinda ahorros de entre el 20% y el 50% si se compara con la fórmula convencional de compra de la impresora y de los consumibles a medida que se van agotando.
Imaginemos que tenemos que imprimir 3.600 páginas durante tres años con una media de 100 páginas al mes. Podemos pensar en comprar el equipo más barato sin opciones de impresión a doble cara y sin opciones para consumibles XL, por ejemplo. Eso supondrá un desembolso inmediato menor. Pongamos 50 euros para el equipo y 10 euros para consumibles que duran 200 páginas. En total, tendremos una inversión para tres años de 230 euros contando la tinta y la impresora.
Si compramos un equipo más caro con doble cara y consumibles XL, que cueste 70 euros con consumibles de 14 euros para 400 páginas de duración; para esos tres años tendremos un coste de propiedad de 196 euros, menor que los 230 euros de la propuesta aparentemente más económica. Y eso sin contar el ahorro de papel, que en este ejemplo puede parecer marginal, pero que también tiene impacto en áreas como la ecología.
Existen otras variables, como la de las opciones de impresión remota o cloud que pueden suponer ahorros de tiempo o facilitar gestiones que aumenten la satisfacción de los clientes y la eficiencia en el trabajo de los empleados.
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