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Mantener el orden es fundamental para que la productividad en el espacio de trabajo sea óptima. Hay muchas ocasiones en las que es necesario ubicar elementos en la oficina sin tener que dar vuelta y media a todos los armarios, cajones, archivadores o estanterías. O, cada vez más, organizar espacios pop-up en ubicaciones externas para acciones puntuales.

Este orden pasa, en muchos casos, por etiquetar e identificar objetos con la ayuda de impresoras como la Brother VC-500W o rotuladoras como la gama  PT Cube también de Brother. Así tendremos perfectamente controlados desde cajas, archivadores y contenedores hasta ponentes asistentes e invitados a una conferencia, por poner un ejemplo.

Por otro lado, a veces también es preciso identificar a los visitantes que, durante su estancia en la oficina, comparten espacio con los trabajadores en plantilla. Y se agradece un reconocimiento rápido y visual a partir de los badges temporales correspondientes.

Organización en la oficina

Igualmente práctico resulta diferenciar los espacios físicos mediante nombres, colores y diseños gráficos específicos utilizando diferentes simbología como la que marca las salidas de emergencia, ubicación de botiquines, alarmas, etcétera. Es más, estas señalizaciones suelen estar impuestas por normas de obligado cumplimiento provenientes de organismos reguladores.

En otros casos, se trata de distinguir emplazamientos más arbitrarios, como los dedicados a la atención a los asistentes a un evento; especificar las claves de conectividad WiFi o incluso llamar la atención sobre elementos que se tengan que exponer de cara al público en el contexto de una exposición.

Organización en la oficina

Orden más conocimiento igual a eficiencia

Poner nombre a los objetos redunda en una mayor productividad en el entorno de trabajo y una mayor eficiencia en el uso del tiempo. Desde medicamentos en una farmacia hasta el contenido de discos duros en una productora de televisión, pasando por el contenido de cajas, saber qué es cada cosa es útil, aunque no siempre evidente.

No es lo mismo ir a tiro fijo a por aquello que se desee recuperar o usar en un momento dado, que tener que revisar uno por uno los diversos lugares donde puede hallarse. Hasta un mero cable USB, si está identificado, permite ahorrar tiempo.

Organización en la oficina

Es esencial, por tanto, que el espacio de trabajo integre elementos identificativos y descriptivos de los que se pueda extraer conocimiento e información rápidamente y con claridad.

Esta filosofía puede extenderse al hogar y al ámbito doméstico, por supuesto. Las exigencias del uso personal de las etiquetas pueden ser diferentes a las de un uso profesional, pero la esencia es la misma: poner orden en el espacio y ser capaces de reconocer de inmediato objetos y lugares.

Etiquetas sí, pero no de cualquier modo

Las etiquetas, dejando de lado a Marie Kondo y su reticencia a usarlas (que en este apartado no está especialmente acertada), la realidad es que son de gran utilidad para organizar los espacios. Eso sí, para que sean provechosas tienen que cumplir con ciertos requisitos, como leerse con facilidad y describir correctamente el mensaje mediante texto, colores, códigos de barras o QR.

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Como apuntábamos al inicio del artículo, la solución pasa por abandonar los métodos de etiquetado manuales, y usar una impresora para delegar en ella la tarea de creación de los identificativos.

Pero las impresoras convencionales, aunque pueden imprimir etiquetas, no ofrecen la facilidad de uso y ahorro de tiempo que garantiza una impresora especializada. Si lo intentamos, nos eternizaremos calculando equivalencias entre las medidas de las etiquetas en el software de edición y en el papel impreso, o distribuyendo las etiquetas en la superficie de las hojas.

Las etiquetas suelen presentar un formato rectangular, con anchos que van desde menos de 1 cm hasta 5 cm, o más. Depende de la cantidad de texto que recojan, el diseño o la visibilidad requerida.

Si queremos integrar elementos tales como fotos, colores, degradados, diferentes estilos de texto, etcétera, usaremos tecnologías de impresión más elaboradas. Si buscamos etiquetas más simples, en las que se juegue con texto, colores y códigos de barras o QR, recurriremos a las denominadas rotuladoras. En ellas, el ancho máximo de las etiquetas será de unos 2,4 cm.

Diferentes soluciones para diferentes escenarios de uso

Brother ofrece una amplia gama de productos relacionados con el etiquetado. Por un lado, están las etiquetadoras (como la VC-500W) y, por otro, las rotuladoras, entre las que destaca la gama PT Cube.

Organización en la oficina

La VC-500W usa tecnología Zero-Ink ZINK para trabajar etiquetas que incluyan fotos, fondos, textos y otros elementos gráficos a todo color, con el beneficio de que el único consumible que se necesita es la propia etiqueta. Las rotuladoras usan cintas, laminadas o no en función de la resistencia que necesitemos, con un color de fondo y otro para el texto a elegir entre un amplio repertorio de combinaciones y diseños: formas geométricas, cintas de color pastel o satinadas no adhesivas…

Cada tipo de dispositivo permite cubrir necesidades diferentes. Las etiquetas que se obtienen con la VC-500W son de hasta 5 cm de ancho con una longitud variable. Estas impresoras usan rollos de hasta varios metros de longitud como consumibles, con tecnología de impresión ZINK Zero Ink para crear etiquetas a todo color sin tinta ni cartuchos de tóner. Las que se proporcionan con las rotuladoras, como las PT Cube, son de hasta 2,4 cm de ancho.

Para señalización en edificios, identificacion de tipo badge, marcado de elementos con un contenido relevante, en el que es importante la impresión a color e incluso las imágenes, la Brother VC-500W es la propuesta más acertada.

Organización en la oficina

Para cables, equipamiento IT, objetos de reducido tamaño, elementos repetitivos de un inventario o aquellos que no precisen de una descripción gráfica especialmente rica más allá de un código de colores específico, pero contemplando la posibilidad de añadir códigos de barras o QR, las rotuladoras son la propuesta idónea, ya que admiten cintas de 3,5 mm hasta 24 mm para adaptarse a cada necesidad de etiquetado.

En algunos de estos modelos, la alimentación puede ser por batería, lo cual permite llevar el etiquetado al lugar donde se necesite, como, por ejemplo, un rack donde haya que distinguir los cables de red.

Creatividad en la palma de la mano

Para diseñar las etiquetas desde cero o mediante plantillas prediseñadas, Brother pone a disposición de los usuarios la app gratuita iPrint&Label para tabletas y smartphones iOS o Android. Está indicada para una creación de etiquetas más profesional, con funciones tan útiles en actividades de logística o inventariado como la creación de códigos de barras.

Por su parte, la app P-touch Design &Print, que también es gratuita,  ofrece un diseño y creación de etiquetas con un perfil más creativo. Cuenta con gran variedad de plantillas creativas para diseñar las etiquetas, aunque también es posible empezar desde cero.

Organización en la oficina

Por último, el software P-Touch editor está disponible en aquellos equipos que además incluyen conexión a PC, junto con conectividad USB, Bluetooth, AirPrint o WiFi Direct dependiendo del modelo de que se trate.

De este modo,  podremos diseñar las etiquetas en el smartphone e imprimirlas en una rotuladora PT Cube como la Brother PT-P710BT Cube sin necesidad de cable alguno. Las posibilidades gráficas y de edición son las justas y necesarias para diseñar etiquetas rápidamente incluyendo gestión de códigos de barras.

Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa

Esta máxima del orden y la organización se facilita en su consecución con una correcta y planeada gestión del etiquetado de objetos, lugares o personas. Para ello, es importante mantener una coherencia a partir de reglas de estilo, codificación por colores o elección de tamaños para las etiquetas y rótulos.

Organización en la oficina

Las soluciones para impresión de etiquetas permiten ahorrar tiempo y mantener esa coherencia tanto en el espacio de trabajo como en el entorno doméstico. Son equipos con un coste sensato y que fácilmente se podrá amortizar a poco que nos planteemos poner orden a nuestro alrededor.

En concreto, tanto la impresora de etiquetas VC-500W como las PT Cube de Brother son propuestas que ejemplifican bien lo que podemos esperar de la tecnología en el momento actual. Cuentan una amplia variedad de consumibles aptos para los que contemplan una impresión de etiquetas moderada.

Imágenes| Brother