En cualquier entorno laboral surgen pequeñas trabas que pueden afectar a la productividad. Es más, existen todo tipo de ambientes profesionales en los que resulta incluso complicado identificar algunos de estos obstáculos que impiden alcanzar la máxima eficiencia en los resultados. Por suerte, siempre podemos recurrir a la tecnología.
Una impresora se convierte en un gran aliado tecnológico para cualquier pyme o autónomo. No en vano imprimir informes, actualizar borradores o tener a mano las presentaciones con las que sorprender a jefes y clientes son tareas con las que todo negocio debería contar. Se trata de actividades habituales donde factores como la velocidad, las modalidades de conexión o incluso el nivel de ruido marcan la diferencia. Muchos son los puntos a tener en cuenta y todos ellos importantes para conformar un todo indivisible en busca de la productividad.
De ahí que la selección de un equipo de impresión adecuado sea una cuestión relevante. En este artículo, mostraremos las claves para buscar un producto que facilite la labor al usuario sin descuidar el diseño, como ocurre con la serie Brother L3000 de impresoras y multifuncionales láser. Esta ha recibido reconocimientos internacionales de parte de los iF Design Awards o los Pick Awards 2019, siendo capaz de adaptarse a toda clase de empresas y, lo que es más importante, a sus presupuestos.
La serie láser color L3000 de Brother, además, ofrece conectividad en todos sus dispositivos, con diferentes configuraciones para adaptarse a las múltiples opciones de conexión. Para facilitar el uso de los equipos desde dispositivos móviles, dispone de apps como iPrint&Scan y Print Service Plugin para Android.
La productividad y sus conceptos
Los contextos de trabajo han evolucionado. Muchos trabajadores desarrollan su labor desde la oficina y otros tantos, cada vez más, lo hacen de forma remota. En consecuencia, los requerimientos para las soluciones de impresión se han ampliado y los dispositivos han de adaptarse a las demandas de hoy. Aquí van los siete conceptos más destacados para mejorar la productividad en el ámbito profesional:
Conectividad
La conectividad dejó de ser hace tiempo un extra para convertirse en una funcionalidad obligatoria en las empresas actuales. Conexiones inalámbricas, como WiFi – Direct, conexión móvil y Cloud, ofrecen flexibilidad y versatilidad tanto en espacios compartidos por varios usuarios como en perfiles comerciales o profesionales independientes que pasan más tiempo fuera que dentro de una oficina.
Algunos fabricantes no pasan por alto la incorporación de la tecnología NFC para complementar la conexión WiFi en las comunicaciones a corta distancia. Aunque NFC opera a unas distancias máximas de 20 cm, tiene la ventaja de establecer una conexión directa e instantánea con otros dispositivos que la integren (smartphone, tablet).
Por su parte, el soporte del estándar IEEE 802.11 b/g/n con cobertura de varios metros es generalizado, incluidas las opciones WiFi-Direct que obvian el router para un intercambio de datos rápido entre la impresora y, por ejemplo, un portátil. Finalmente, apps como Google Cloud Print, Apple AirPrint o aquellas diseñadas por los propios fabricantes de impresoras contribuyen a una experiencia de uso del equipo desde un dispositivo móvil sencilla e intuitiva.
Velocidad y capacidad
A todo el mundo le ha pasado. Vamos con retraso y, cómo no, se ha acabado el papel y toca esperar más de la cuenta a la hora de imprimir un archivo que se necesita para ya. Para no encontrarnos en una situación así, hemos de ponderar la capacidad de papel que es capaz de albergar una impresora y su velocidad de impresión, medida en páginas por minuto.
Cuando se manejan grandes volúmenes de impresión mensuales o pequeños volúmenes pero que requieran imprimir documentos a doble cara, conviene valorar la opción dúplex o impresión a doble cara, así como bandejas de gran capacidad, como las 250 hojas que albergan los modelos de la serie L3000. Esta también cuenta con una ranura manual para papeles especiales y, en determinados modelos, alimentador de documentos para una digitalización automática por parte del equipo.En cuanto a velocidad, algunas cifras orientativas para necesidades de impresión de entre 500 y 2.500 páginas al mes pueden ser de entre 10 y 24 ppm.
Además, hemos de tener en consideración la tecnología utilizada. El láser se mantiene imbatible en la celeridad y definición con que imprime documentos de texto con gráficos incorporados compuestos por múltiples páginas, mientras que la inyección de tinta es capaz de brindar, gracias precisamente al consumible líquido, una mayor gama de tonalidades de color.
Calidad y definición los resultados
De nada sirve hacer las cosas rápido si no se hacen bien. La nitidez en la impresión y la resolución pueden resultar dos conceptos cruciales a la hora de presentar cualquier proyecto a nuevos clientes o facilitar la comprensión del equipo de trabajo.
En este sentido, una vez más tendremos que considerar cuál es el tipo de trabajos que vamos a imprimir de forma mayoritaria. Si no se trata fundamentalmente de imágenes con poco texto, el láser es una buena opción.
El segundo dato que nos aproxima cómo serán los resultados impresos es el número de puntos de tinta por pulgada (dpi en inglés y ppp en español). Cuantos más puntos de tinta por pulgada haya, mayor será la resolución y mejor será la calidad de impresión. Para hacernos una idea, en impresiones de calidad son necesarios al menos 300 ppp. En este sentido, la serie L3000 asegura la calidad en color al ofrecer una resolución de hasta 600 x 2.400 ppp a una velocidad de hasta 24 ppm tanto en color como monocromo.
Seguridad y uso correcto del equipo
Las impresoras han evolucionado hasta mostrarse como uno de los equipos de oficina con más datos confidenciales. Es por ello que resulta crucial asignar unos elevados niveles de seguridad. Impedir los ataques internos y externos se muestra como una de las máximas para crear un entorno seguro, productivo y optimizado.
Hoy en día, es difícil acceder a un entorno digital completamente seguro, aunque un control de acceso a usuarios confirmados contribuye a este propósito. Por ello, los mecanismos de protección pueden venir dados a través de la introducción de un código PIN, una medida tan sencilla como utilitaria.
La impresión segura protege la información para que el documento pueda imprimirse y así evitar pérdidas de tiempo y usos innecesarios del equipo. Además, algunos dispositivos cuentan con bloqueo de configuración y de funciones para limitar opciones y asignar volúmenes de impresión por usuarios.
Ahorro de costes
A la hora de comprar una impresora, no solo hay que centrarse en las funcionalidades y la capacidad de impresión. La relación calidad-precio y el aprovechamiento de los recursos suelen ser unas de las máximas para todo empresario o emprendedor en busca de buenos resultados.
En este caso, hay que tener en cuenta una gestión eficiente del gasto para controlar el coste de cada impresión. Para hacernos una idea, las impresoras láser color orientadas a PYMES y autónomos reducen los costes por página frente a otras opciones y pueden incluir cartuchos de tóner de gran capacidad. Por ello, es vital invertir en un equipo que ofrezca distintas opciones de consumibles para utilizar el que más se ajuste a nuestras necesidades presentes y futuras.
La técnica se basa en combinar tóneres de larga duración y la conocida impresión automática a doble cara. De esta forma, se logra reducir el consumo de papel hasta un 75%. Con estos resultados, los costes se vuelven mucho más atractivos si nos fijamos en los baremos de impresión por página y la larga duración de los tóneres.
Además, en los periodos con menores beneficios, estas impresoras permiten establecer restricciones a nivel de configuración para ahorrar costes e incluso limitar volúmenes de impresión por usuario. Es decir, una aleación entre eficiencia, calidad, durabilidad y precios competitivos.
Diseño y mantenimiento
Una configuración sencilla en los ámbitos de trabajo es fundamental para mejorar la productividad. Cuanto más fácil sea una tarea cotidiana, mejores resultados pueden conseguirse. Por este motivo, facilitar la instalación y mantenimiento se muestra como una tarea fundamental.
Hoy en día los equipos de impresión son cada vez más fáciles de mantener y no requieren ese conocimiento específico que tanto podría retrasar el procedimiento. Los modelos de oficina tienen que estar ideados para que puedan ser utilizadas por todo tipo de personas sin que inviertan mucho tiempo en ello. Por tanto, un buen diseño es un gran punto de partida.
En este caso, dos prestaciones que pueden mejorar la experiencia de uso de un equipo son la pantalla táctil y el alimentador de documentos. De esta forma, el tiempo de interacción es menor y se pueden gestionar los trabajos y el estado del equipo con solvencia y comodidad.
En los multifuncionales, la integración de la alimentación automática y la capacidad para escanear distintos tamaños y tipos de papel son detalles que suman. Además, existe la opción de ahorrar espacio y dar respuesta a las distintas necesidades de cada usuario: imprimir, copiar, escanear o utilizar el fax.
Nivel de ruido
Uno de los elementos que inciden directamente en la productividad es el ambiente de trabajo, y un entorno ruidoso no es precisamente lo más indicado en el ámbito empresarial. Al margen de ser más o menos respetuosos en el volumen que utilizamos en nuestras conversaciones, la tecnología que nos rodea debe estar a la altura.
En este aspecto, Brother ha querido garantizar un funcionamiento silencioso en sus L3000. Todos los modelos de esta línea registran un nivel de ruido de menos de 47 dB a máxima velocidad, unos parámetros que se encuentran dentro del marco de la llamada “oficina silenciosa”.
Con todo, hay que ser sinceros, la productividad no es un objetivo fácil de conseguir. Cualquier negocio busca mejorar su rendimiento y es un objetivo que requiere cierto empeño por parte de todos. No obstante, a veces la tecnología se pone al lado de las personas para facilitar las tareas cotidianas y resolverlas con eficiencia para «regalar» un tiempo a los profesionales, que, en su caso, sí es oro.
Imágenes | Brother
